Printen via de Cloud, hoe werkt dat?

Tegenwoordig met de Modern Workplace zijn (bijna) alle servers uitgefaseerdwaaronder ook de printserver. Maar hoe wordt het printen dan verzorgd? Als organisatie is het fijn om inzicht en grip te hebben op printgebruik van medewerkers.  

Voorheen in een serveromgeving werd de printer automatisch gekoppeld aan de computer of gebruiker. Alle afdrukken gingen via de server. De server zorgde er vervolgens voor dat de afdrukken in de wachtrij van de printer werden geplaatst. 
Nu er geen server meer is die dit verzorgt, hoe wordt dit dan opgelost? En is printen via de Cloud wel veilig?

Cloud Printing van knoworries:

De oplossing voor deze problemen hebben we opgelost met de cloud printing oplossing van knoworries.  Alle printers worden vanuit de cloud geconfigureerd met de juiste stuurprogramma’s, papier-bakken en instellingen. Als je bijvoorbeeld alle printers standaard zwart-wit en dubbelzijdig wilt laten afdrukken kunnen we dit hiermee centraal instellen. 

Follow-me printing

Vroeger kon je met een pasje naar een willekeurige kantoorprinter lopen en deze op de paslezer houden. Vervolgens selecteerde je het document op het scherm. 
Hierna kwam het juiste document uit de printer.

printix

Tegenwoordig kun je gebruik maken van de software Follow-me. Dit zorgt ervoor dat afdrukken centraal, op een lokale server of in de Cloud worden opgeslagen. Dit houdt in dat het document voor een bepaalde periode wordt klaargezet en zodra je bij een willekeurige kantoorprinter staat, kan je met je telefoon de afdruk uit de betreffende printer laten komen. Ook is het mogelijk om dit te doen met NFC-tags of QR-codes op de printers en deze te scannen met je telefoon. 

Dit is vooral handig bij privacygevoelige documenten die geprint moeten worden, van bijvoorbeeld de HRafdeling.

De juiste standaard printer op basis van locatie

Een grote ergernis aan printers is dat als er meerdere printers aan je computer staan gekoppeld,  je vaak de verkeerde printer als standaard hebt ingesteld. Met deze applicatie is dit verleden tijd. Als je op maandag op kantoor A werkt en op woensdag naar Kantoor B gaat, springt de printer automatisch over naar het juiste kantoor. Dit bespaart je een hoop tijd en moeite. 

Ook is het mogenlijk om vanaf kantoor A iets te laten afdrukken in kantoor B. Het enige wat je hiervoor nodig hebt, is een actieve internetverbinding.

Hoe veilig is Cloud Printing?

Cloud Printing is veilig. Alle bestanden blijven binnen een eigen gescheiden omgeving van het bedrijf en worden na het afdrukken verwijderd. Wanneer je op kantoor bent, wordt er niet via de Cloud afgedrukt, maar rechtstreeks naar de printer. Je print alleen via de Cloud waneer je buiten het kantoor bent, of wanneer je de printer nog niet hebt gekoppeld aan je computer.

Ben je benieuwd welke voordelen Cloud Printing nog meer heeft voor jouw bedrijf? Neem dan contact met ons op en we kijken graag vrijblijvend welke toegevoegde waarde dit heeft voor jouw bedrijf. 

Inhoudsopgave