Privacybeleid

1. ALGEMEEN
In dit Privacy beleid informeert Knoworries B.V. (nader te noemen als ‘Knoworries’) u over het gebruik van uw persoonsgegevens binnen de verschillende Knoworries diensten en haar sociale mediakanalen (hierna samen te noemen: ‘Knoworries diensten”). Knoworries diensten richten zich onder meer op het beheren, monitoren en up and running houden van netwerken, servers, werkstations en overige IT-middelen.

Knoworries B.V. is gevestigd te Nieuwegein op de Wattbaan 51-7 en is ingeschreven in de Kamer van Koophandel onder nummer 30129151 (hierna: “Knoworries”).

Als u gebruik maakt van Knoworries diensten (bijvoorbeeld door een actieve beheer overeenkomst) (hierna: ‘Gebruiker’) zullen uw persoonsgegevens worden verwerkt volgens dit Privacy beleid.

Knoworries verwerkt uw persoonsgegevens om de afspraken met u na te komen, dan wel op basis van gerechtvaardigd belang. Waar nodig geeft u voor een aantal specifieke verwerkingen zoals genoemd in dit Privacy beleid hierbij toestemming. We raden u aan om dit Privacy beleid dan ook goed door te nemen.

Knoworries vindt het belangrijk om op een verantwoorde manier met uw persoonsgegevens om te gaan. Daarom worden uw persoonsgegevens altijd zorgvuldig verwerkt en beveiligd in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de van tijd tot tijd geldende overige (Europese) wetgeving op het gebied van bescherming van persoonsgegevens. Ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens via het Knoworries Platform is Knoworries de verantwoordelijke in de zin van de AVG.

Knoworries verzamelt het liefst zo min mogelijk gegevens van haar klanten. Toch is het nodig voor de uitvoering van onze werkzaamheden. Knoworries behandelt uw gegevens zorgvuldig en zorgt ervoor dat uw privacy gewaarborgd blijft.

We werken vanuit de volgende 3 principes:

• We delen nooit zonder gegronde reden met andere partijen.
• We beschermen uw gegevens als of het de onze zijn.
• We gebruiken uw gegevens alleen voor de hieronder beschreven doelen.
   

2. HET GEBRUIK VAN KNOWORRIES REMOTE BEHEER DIENSTEN EN TOOLING
2.1 REMOTE CONTROL:
Deze dienst wordt gebruikt om u op afstand te assisteren wanneer u een incident meldt. Wanneer u onder een beheer contract valt is het mogelijk dat de software voor remote control al op uw computer is geplaatst. Ofwel dat u wordt verzocht naar de webpagina van deze dienst te gaan van waar uit de verbinding zal worden gelegd.

Wat wordt opgeslagen:
Als u gebruik maakt van Knoworries remote control wordt automatisch uw hardware informatie van uw computer vastgelegd waaronder een IP-adres en de hardware beschrijving. Daarnaast wordt geregistreerd wanneer systemen online/offline zijn tijdens het gebruik van de remote control sessie zolang de software op de computer aanwezig is.

Waarom wordt dit opgeslagen:
Deze data wordt verzameld voor het juist opzetten van de verbinding en het documenteren wie van onze medewerkers met u contact heeft gehad.

Wat doen wij met deze data:
Knoworries gebruikt deze data enkel voor leveren van de remote control dienstverlening en zal hierbuiten niet gebruikt worden voor trendanalyse en zal ook niet met 3e partijen gedeeld worden.

Hoelang bewaren wij deze data:
Alle data uit de remote control software zal na 30 dagen automatisch worden verwijderd.

Toegang tot data:
Toegang tot deze data is enkel beschikbaar voor directe helpdesk medewerkers van Knoworries. Het is voor u niet mogelijk om direct inzage te krijgen over wat er over u of uw systeem is gedocumenteerd. Op verzoek is het mogelijk deze data in te zien, te laten wijzigen of te verwijderen.

Beveiliging:
Knoworries maakt gebruik van SSL-versleuteling tussen u en deze dienst om veiligheid van data “in motion” te waarborgen. Om toegang tot deze data te waarborgen is deze dienst voor onze supportmedewerkers enkel toegankelijk via 2 factor authenticatie welke waarborgt dat derden geen toegang krijgen met het beheer deel van deze dienst. Uw gegevens worden op beveiligde servers binnen Europa opgeslagen.

2.2 HELPDESK INCIDENT REGISTRATIE:
Deze dienst wordt gebruikt om de incidenten, vragen, klachten of verzoeken die u met ons deelt via E-Mail, Telefoon of mondelinge overdracht te documenteren.

Wat wordt opgeslagen:
Wanneer u onder een beheer contract valt is het mogelijk dat contactinformatie als voornaam, achternaam, kantoorlocatie en mobiel nummer vooraf is vastgelegd. Bij het gebruik van deze dienst wordt alle informatie die u zelf met ons deelt alsmede de informatie die onze supportmedewerkers over uw verzoek verzamelen, bijgehouden in de helpdesk software. Tevens kunnen uw telefonische meldingen worden opgenomen.

Waarom wordt dit opgeslagen:
Deze data wordt verzameld om u te kunnen assisteren bij uw incident, vraag, klacht of verzoek. Wij kunnen telefonische meldingen terugluisteren voor trainingsdoeleinden.

Wat doen wij met deze data:
Deze data wordt verzameld om u te kunnen assisteren bij uw incident, vraag, klacht of verzoek. Tevens wordt deze data opgeslagen om trendrapportages te kunnen maken welke alleen met uw bedrijf zal worden gedeeld. Geanonimiseerde data van uw incident, vraag, klacht of verzoek kan worden gebruikt voor kwaliteitsverbetering van onze support desk.

Deze data zal niet met derden worden gedeeld anders dan managementmedewerkers van uw bedrijf.

Hoelang bewaren wij deze data:
De data van incidenten zal tot 1 jaar na ontbinding van het supportcontract worden bewaard.

Toegang tot data:
Toegang tot deze data is enkel beschikbaar voor directe helpdeskmedewerkers van Knoworries. Het is voor u mogelijk via de selfservice portal om direct inzage te krijgen over wat er over u of uw systeem is gedocumenteerd. Op verzoek is het mogelijk deze data in te zien, te laten wijzigen of te verwijderen.

Beveiliging:
Knoworries maakt gebruik van SSL-versleuteling tussen u en deze dienst om veiligheid van data “in motion” te waarborgen. Om toegang tot deze data te waarborgen is deze dienst voor onze supportmedewerkers enkel toegankelijk via 2 factor authenticatie welke waarborgt dat derden geen toegang krijgen tot het beheer deel van deze dienst. Uw gegevens worden op beveiligde servers in binnen Europa opgeslagen.

2.3 CMDB INVENTORY DIENST
Deze dienst (configuratie managementdatabase) wordt gebruikt om informatie over uw computer of mobiel apparaat bij te houden. Wanneer u een beheercontract heeft afgesloten is het mogelijk dat de software voor remote control al op uw computer is geplaatst. Wanneer u niet onder een beheercontract valt is het mogelijk dat bij een netwerk scan op verzoek van uw bedrijf deze dienst op uw computer geactiveerd is. In dit geval is uw bedrijf akkoord gegaan met de voorwaarden van de netwerk scan en is uw bedrijf verantwoordelijk voor uw persoonlijke goedkeuring.

Wat wordt opgeslagen:
Als u gebruik maakt van Knoworries remote control wordt automatisch de hardware informatie van uw computer vastgelegd waaronder IP-adres en hardware beschrijving. Daarnaast wordt geregistreerd wanneer systemen online/offline zijn tijdens het gebruik van de remote control sessie en zolang de software op de computer aanwezig is.

Waarom wordt dit opgeslagen:
Deze data wordt verzameld binnen de software voor het assisteren bij incidenten en vragen welke vanuit u of uw bedrijf gesteld kunnen worden.

Wat doen wij met deze data:
Deze data wordt gebruikt voor het assisteren bij incidenten en vragen welke vanuit u of uw bedrijf gesteld kunnen worden. Tevens kunnen wij op verzoek van uw bedrijf rapportages leveren over de hardware configuratie van uw systeem.

Hoelang bewaren wij deze data:
Alle data uit de remote control software zal na 180 dagen automatisch worden verwijderd nadat uw systeem voor het laatst contact heeft gehad met onze dienst of dat de beheersovereenkomst met uw bedrijf is beëindigd.

Toegang tot data:

Toegang tot deze data is enkel beschikbaar voor directe helpdesk medewerkers van Knoworries. Het is voor u niet mogelijk om direct inzage te krijgen over wat er over u of uw systeem is gedocumenteerd. Op verzoek is het mogelijk deze data in te zien, te laten wijzigen of te verwijderen.

Beveiliging:
Knoworries maakt gebruik van SSL-versleuteling tussen u en deze dienst om veiligheid van data “in motion” te waarborgen. Om toegang tot deze data te waarborgen is deze dienst voor onze supportmedewerkers enkel toegankelijk via 2 factor authenticatie welke waarborgt dat derden geen toegang krijgen met het beheer deel van deze dienst. Uw gegevens worden op beveiligde servers binnen Europa opgeslagen.

3. HET GEBRUIK VAN KNOWORRIES PUBLIEKE WEBSITE
De Knoworries website (https://www.knoworries.nl) wordt gebruikt om u informatie te geven over de dienstverlening van Knoworries B.V. Bij het aanbieden van deze dienst maken wij gebruik van google analytics om gebruik en beveiliging van onze website te kunnen verbeteren en garanderen. Deze dienst kan cookies plaatsen op uw computer en is onderhevig aan de privacy voorwaarden van google analytics welke te vinden zijn op https://www.google.com/analytics/terms/nl.html

Wat wordt opgeslagen:
Als u gebruik maakt de Knoworries website wordt automatisch uw IP-adres gedocumenteerd. Wanneer u gebruikt maakt van het webformulier zullen de gegevens welke u in het formulier ingeeft gedocumenteerd worden in het e-mailsysteem van Knoworries.

Waarom wordt dit opgeslagen:
Deze data wordt verzameld om de kwaliteit en veiligheid van de webdienst te waarborgen.

Wat doen wij met deze data:
Deze data wordt verzameld om de kwaliteit en veiligheid van de webdienst te waarborgen. Voor informatie welk u via het webformulier met Knoworries deelt zal deze gegevens gebruikt worden volgens artikel 2.2.

Toegang tot data:
Toegang tot deze data is enkel beschikbaar voor het managementteam van Knoworries. Het is voor u niet mogelijk om direct inzage te krijgen over wat er over u of uw systeem is gedocumenteerd. Op verzoek is het mogelijk deze data in te zien, te laten wijzigen of te verwijderen.

4. SOLLICITATIES
Bij het indienen van een sollicitatie via email, mondeling of via vacature site gaat u akkoord dat uw gegevens worden opgeslagen in de sollicitantendatabase van Knoworries. Deze gegevens zullen wij maximaal 1 jaar bewaren, hierna zullen wij u opnieuw om toestemming vragen. U kunt te allen tijde uw gegevens laten wijzigen dan wel laten verwijderen; dit verzoek kunt u via email aan ons doorgeven. Indien wij uw kandidatuur afwijzen, u niet uitnodigen voor een sollicitatiegesprek of u niet aannemen, dan worden uw gegevens automatisch na 4 weken verwijderd. Uw gegevens worden niet aan derden ter beschikking gesteld tenzij anders aangegeven, en worden uitsluitend gebruikt t.b.v. uw sollicitatie. Uw gegevens worden op beveiligde servers binnen Europa opgeslagen.

5. OVERGANG VAN ONDERNEMING
Bij een verdere groei en ontwikkeling van Knoworries kan het voorkomen dat een of meer onderdelen of activa van de onderneming wordt overgedragen aan een derde partij. Als onderdeel daarvan kunnen in dat geval ook de daarmee verband houdende (persoons)gegevens worden overgedragen aan deze derde partij. Indien deze situatie zich voordoet zal Knoworries u hierover tijdig informeren. Indien u het niet eens bent met deze overdracht, kunt u een verzoek voor de verwijdering aan Knoworries richten.

6. WIJZIGINGEN
Knoworries behoudt zich het recht voor dit Privacy beleid te wijzigen. Knoworries adviseert u regelmatig het Privacy beleid te bekijken. De wijzigingen zullen via de Knoworries website bekend worden gemaakt.

Vragen?

Privacy is een gevoelig punt, en terecht. Als u vragen heeft, aarzel dan niet om contact met Knoworries op te nemen.

Arjen van Ruiten

Knoworries B.V.